أين تخسر الصفقة الوقت والمال اليوم
تابع طلبية واحدة في شركة تجارية صغيرة نموذجية. يصل طلب العميل على واتساب. ينقله أحد إلى جدول. يراسل الشخص نفسه خمسة موردين، وينتظر، وينقل ردودهم إلى جدول آخر. تُقارن الأسعار بالعين. يُضاف الهامش، وأحياناً هامش مختلف في سطر بالخطأ. يُكتب عرض السعر في Word. وعندما يؤكد العميل، يُكتب أمر الشراء من جديد، والفاتورة من جديد، وقائمة التعبئة من جديد. كل إعادة كتابة فرصة لكمية خاطئة أو وحدة خاطئة أو صنف ناقص.
كل خطوة من هذه لها قواعد وتتكرر. وهذا تماماً شكل العمل الذي يجيده الموظف الذكي.
فكرة النظام الواحد
يحتفظ مدير الصفقات الذكي بسجل واحد لكل صفقة ويشتق منه كل شيء. تُدخل أصناف العميل وكمياته مرة واحدة. تُربط أسعار الموردين بتلك الأصناف. يُطبَّق هامشك عليها. ويُنتَج كل مستند من السجل نفسه. غيّر كمية فتتغير كل المستندات معها.
هذا هو التدفق خطوة خطوة.
1. يصير الطلب قائمة أصناف
يُدخل طلب العميل مرة واحدة قائمة أصناف بكميات ووحدات وأي مواصفات. هذه الكتابة الوحيدة في الصفقة كلها، وكل ما بعدها يُشتق من هذه القائمة.
2. يُختار الموردون من قاعدة بياناتك
يُبحث في قاعدة مورديك، التي بنيتها من المعارض والطلبيات السابقة، عن موردين يحملون تلك الأصناف. تختار من تسأل. ويُضاف مورد جديد في دقيقة.
3. تُجمع الأسعار برابط خاص
يتلقى كل مورد مختار رابطاً خاصاً يعرض فقط الأصناف التي تريدها منه. يملأ السعر ومدة التسليم والملاحظات. لا جدول يذهب ويعود. وكلما وصلت الردود ظهرت بجانب الأصناف.
4. يُقارن كل صنف، ثم جولة تفاوض
المقارنة صنفاً صنفاً لا مورداً مورداً: لكل صنف ترى كل سعر ومدة تسليم وملاحظة جنباً إلى جنب. تحدد ما تريد الضغط عليه، وترسل جولة التفاوض عرضك المقابل لأولئك الموردين. أسعارهم الجديدة تحدّث الجدول. مقالنا عن الفرق بين عرض السعر والفاتورة الأولية وأمر الشراء والفاتورة يشرح المستندات التي تغذيها هذه المقارنة.
5. يُضاف هامشك تلقائياً
قاعدة تسعيرك، نسبة أو مبلغ ثابت لكل صنف أو فئة، تُطبَّق بالطريقة نفسها على كل سطر. لا يُنسى سطر ولا يُسعَّر سطر مرتين.
6. تُنتَج المستندات
من السجل نفسه: عرض السعر للعميل، وأمر الشراء لكل مورد، والفاتورة عند تأكيد العميل، وقائمة التعبئة للشحنة، كلها PDF على ورقك الرسمي. ويمكن إنتاج شهادات الموردين للشحنة على ورقك الرسمي أيضاً، مع ذكر الشركة المصنعة دائماً.
7. ما دخل وما خرج لكل عميل
كل دفعة مستلمة وكل دفعة مدفوعة تُربط بالصفقة، فترى لكل عميل ما دخل وما خرج وما بقي مفتوحاً.
ما يفعله صاحب العمل وما لا يفعله
| صاحب العمل | مدير الصفقات |
|---|---|
| يُدخل قائمة الأصناف ويعتمدها | يحتفظ بسجل واحد للصفقة |
| يختار الموردين الذين يُسألون | يرسل روابط الأسعار الخاصة |
| يقرر الأسعار والعروض المقابلة | يبني المقارنة ويحدّثها |
| يحدد قاعدة الهامش مرة واحدة | يطبّقها على كل سطر |
| يؤكد قبل أن يصل شيء إلى العميل | ينتج كل مستند من سجل واحد |
الحكم يبقى لك. وإعادة الكتابة تختفي.
ما تجهزه قبل الجلسة الأولى
ثلاثة أشياء تجعل الإعداد سريعاً: قائمة مورديك بأي شكل، وبضع صفقات سابقة بمستنداتها لنرى تنسيقك وشروطك المعتادة، وقاعدة هامشك في جملة واحدة. الباقة وما تشمله في صفحة الخدمات.
إن أردت أن ترى صفقتك الأخيرة تمر بهذا التدفق، راسلنا على واتساب وصفها في بضعة أسطر.