أربعة مستندات، صفقة واحدة
الصفقة التجارية حوار ينتهي بانتقال المال والبضاعة. المستندات الأربعة هي الخطوات المكتوبة لذلك الحوار. كل واحد يثبّت شيئاً كان مفتوحاً قبله، حتى لا يبقى شيء للذاكرة أو لرسائل واتساب حين تُشحن البضاعة.
هذه هي بالترتيب الذي تظهر به عادة.
عرض السعر: عرض البائع
عرض السعر هو قول البائع "هذا ما أستطيع توريده وبهذا السعر". يذكر الأصناف والكميات وأسعار الوحدة والعملة ومدة التسليم وشروط الدفع ومدة صلاحية العرض.
هو غالباً عرض لا عقد، والأثر القانوني يعتمد على عقدك وبلدك. قد تتحرك الأسعار، خصوصاً إذا غيّر المشتري الكميات. عرض السعر الجيد يذكر مدة صلاحيته بوضوح، مثلاً "صالح 14 يوماً"، لأن هذا السطر أكثر ما يُتنازع عليه لاحقاً.
في الشركة التجارية تستلم عروض أسعار من الموردين وتصدر عروض أسعار لعملائك. والثاني يُبنى من الأول مع هامشك.
الفاتورة الأولية: العرض المفصل الذي يؤكده المشتري
الفاتورة الأولية، PI، تشبه الفاتورة لكنها ما زالت عرضاً. أكثر تفصيلاً من عرض السعر: أوصاف الأصناف الدقيقة، ورموز HS إن استُعملت، وتفاصيل التعبئة، والوزن والحجم الكلي، والميناء أو مكان التسليم، وبيانات البنك للعربون، وجدول الدفع كاملاً.
يستعملها المشتري لتأكيد الطلب داخلياً، وكثيراً لدفع العربون. وكثير من البنوك تقبلها أساساً للحوالة. لهذا يجب أن تكون دقيقة: ما في الفاتورة الأولية هو ما سيتوقع المشتري استلامه.
أمر الشراء: قبول المشتري
أمر الشراء، PO، هو "نعم" المشتري الرسمية. يكرر الأصناف والكميات والأسعار من الفاتورة الأولية، ويضيف رقم طلب المشتري وعنوان التسليم وتاريخه وأي شروط يطلبها المشتري. وحين يقبل البائع أمر الشراء تكون الصفقة متفقاً عليها.
خطآن يسببان أغلب نزاعات أمر الشراء. الأول أمر شراء لا يطابق الفاتورة الأولية، لأن أحداً غيّر كمية على الهاتف وحُدِّث مستند واحد فقط. والثاني أمر شراء على عرض سعر منتهٍ، والمشتري يتوقع الأسعار القديمة.
الفاتورة التجارية: طلب الدفع
الفاتورة التجارية هي الفاتورة الحقيقية. يصدرها البائع عندما تكون البضاعة جاهزة أو مشحونة، وتذكر تماماً ما وُرِّد وما هو مستحق، مع شروط الدفع وتاريخ الاستحقاق. تسافر مع الشحنة وهي المستند الذي يرجع إليه كل من بعدها. أما هل تطلبها جهات بلد معين بشكل معين، فسؤال لمخلّصك الجمركي لا لهذا المقال.
وإذا دُفع العربون على الفاتورة الأولية، تُظهر الفاتورة التجارية العربون المستلم والرصيد المستحق.
الأربعة جنباً إلى جنب
| المستند | يصدره | ملزم غالباً؟ | ما يفعله |
|---|---|---|---|
| عرض السعر | البائع | لا | يذكر الأسعار والشروط لمدة |
| الفاتورة الأولية | البائع | عرض | يؤكد كل تفصيل؛ أساس العربون |
| أمر الشراء | المشتري | نعم بعد القبول | يضع الطلب رسمياً |
| الفاتورة التجارية | البائع | نعم | يطلب الدفع عن بضاعة وُرِّدت |
الأخطاء التي تسبب النزاع
- مستندات تتباعد. الفاتورة الأولية تقول 500 وحدة، وأمر الشراء 450، والفاتورة 500. كُتب كل مستند على حدة ولم يُحدَّث أحدها.
- لا صلاحية في عرض السعر. يعود المشتري بعد شهرين متوقعاً السعر نفسه.
- شروط دفع غامضة. "عربون 30%" بلا ذكر متى يُستحق الباقي، ولا على أي مستند.
- لا رقم طلب. ثلاث صفقات مع المورد نفسه ولا أحد يعرف أي دفعة لأي صفقة.
- وحدات مختلفة. قطع في مستند وكراتين في آخر.
كل هذه تأتي من إعادة الكتابة. والعلاج سجل واحد لكل صفقة يُنتَج منه كل مستند، فيظهر التغيير في مكان واحد في الأربعة. هكذا يعمل مدير الصفقات الذكي لدينا؛ مقالنا عن إدارة الصفقة من الطلب إلى الفاتورة في نظام واحد يمر به، وتفاصيل الباقة في صفحة الخدمات.
عادة بسيطة للتاجر الصغير
حتى بلا برنامج، عادة واحدة تمنع أغلب المشاكل: لا تصدر المستند التالي يدوياً أبداً. انسخ السابق وغيّر ما تغيّر فقط، وأعط كل صفقة رقماً يظهر في المستندات الأربعة. وحين يُنازَع شيء، يكون عندك سلسلة أوراق واحدة متفقة مع نفسها.
إن كانت عندك صفقة لا تتفق مستنداتها وأردت نظرة ثانية، راسلنا على واتساب.