هل يقرأ الذكاء الاصطناعي شهادة ممسوحة أو صورة مستند؟

أغلب المستندات لا تصل نظيفة

في شركة تجارية أو عيادة أو محل، قليل من المستندات يصل ملفاً رقمياً مرتباً. المورد يرسل الشهادة صورة ممسوحة لورقة مختومة. والسائق يرسل صورة سند التسليم. والفاتورة تصل صورة في محادثة واتساب. والكتالوج ملف PDF من صفحات ممسوحة.

وكان هذا يعني أن يجلس أحد ويكتب كل شيء بيده. والكتابة اليدوية بطيئة، ومنها تدخل الأخطاء الصغيرة.

اليوم يقرأ الذكاء الاصطناعي الصورة كما يقرؤها الإنسان: يجد النص، ويفهم الجدول، ويقرأ الختم والتاريخ، ويعرف أي قيمة تتبع أي بند. ويقرأ العربي والإنجليزي، ولا يحتاج قالباً خاصاً لكل مورد.

ما يقرؤه جيداً وما يصعب عليه

جودة القراءة تعتمد على الصورة أكثر من نوع المستند:

والقاعدة البسيطة: إذا لم تستطع قراءة النص على شاشتك بعد التكبير، فسيصعب على الذكاء الاصطناعي أيضاً.

القراءة هي الخطوة الأولى فقط

تحويل الصورة إلى نص مفيد، لكن الفائدة الحقيقية فيما يأتي بعده. وحسب الموظف الذكي:

• فحص المستندات يقرأ المستندات الممسوحة والرقمية، ويقارن كل سطر بالمعيار أو بشروطك، ويعطيك تقريراً واضحاً: مطابق، ناقص، يُسأل عنه. والتقارير بالعربي والإنجليزي مع سجل لكل مستند.
• موظف استيراد المنتجات يقرأ PDF والصور وWord وExcel، ويستخرج المواصفات والسعر والصور لكل منتج، مع ترجمة عربي وإنجليزي، وتراجع أنت قبل أن يظهر أي شيء.
• موظف المحاسبة يقرأ صور الفواتير وملفات PDF، ويُعدّ دفتراً شهرياً في Excel مع قائمة الفواتير غير المدفوعة.

لماذا يجب أن يعترف النظام بما لا يقرؤه

الخطر ليس في سطر لا يُقرأ، بل في سطر يُقرأ خطأً ولا ينتبه له أحد. رقم غير واضح قد يجعل قيمة مقبولة تبدو مرفوضة، أو العكس.

لهذا لا يخمّن فحص المستندات. القيمة غير الواضحة تُعلَّم بأنها يُسأل عنها، فتراها في التقرير وترسل إلى المورد رسالة واحدة تطلب فيها نسخة أوضح.

وهذا يغيّر طريقة تعاملك مع الموردين أيضاً. فحين يعرف المورد أن الصفحة غير الواضحة تعود إليه بسؤال، يبدأ كثير منهم بإرسال ملفات أنظف من البداية.

عادات بسيطة لنتيجة أفضل

1. اطلب من المورد ملف PDF الأصلي إن وُجد.
2. صوّر الصفحة مستوية، في إضاءة جيدة، ومن الأعلى مباشرة.
3. صفحة واحدة في كل صورة للمستندات الطويلة.
4. لا تقصّ الختم أو رأس الصفحة، ففيهما غالباً التاريخ وجهة الإصدار.
5. راجع القيم الأهم بنفسك في المرات الأولى.

ويبقى القرار لك. الذكاء الاصطناعي يقرأ المستند ويرتب ما فيه، لكنه لا يفحص البضاعة ولا يحكم بصحة المستند ولا يخبرك بما تشترطه أي جهة. وإذا لم تكن متأكداً من الشهادة المطلوبة لبضاعتك، فراجع مخلّصك الجمركي أو الجهة المختصة في بلدك.

تفاصيل كل موظف على صفحة الخدمات.

إذا كانت لديك شهادة ممسوحة أو صورة فاتورة تسبب لك مشكلة، راسلنا على واتساب وأخبرنا بنوع المستندات التي تصلك.