كيف يعمل الرد التلقائي على المكالمات في عملك

لماذا ما زالت المكالمات مهمة

كثير من العملاء في الخليج واليمن يكتبون على واتساب أولاً. لكن عدداً كبيراً منهم ما زال يتصل: عميل كبير في السن، أو مريض يريد الحجز بسرعة، أو مشترٍ يريد أن يسمع صوتاً قبل أن يطلب، أو شخص وجد رقمك على الخريطة في وقت متأخر.

وحين لا يرد أحد، لا يترك كثير من المتصلين رسالة. يتصلون بالمحل التالي. المكالمة الفائتة غالباً عميل فائت، ونادراً ما تعرف من كان وماذا أراد.

موظف الاستقبال في المكتب يحل جزءاً من المشكلة، لكن في ساعات الدوام فقط، ومكالمة واحدة في كل مرة. وهذه الفجوة هي التي صُمم مساعد الاستقبال الصوتي الذكي ليسدها.

ماذا يفعل الرد التلقائي على المكالمات

الرد التلقائي على المكالمات أحد موظفينا الأذكياء. يرد على مكالمات عملك بصوت هادئ وواضح، ويتبع القواعد التي تتفق عليها معنا. وبحسب باقته في موقعنا، فهو:

• يرد على المكالمات على مدار الساعة، في الليل وأيام العطل.
• يتحدث العربية والإنجليزية.
• يحجز المواعيد في تقويمك مباشرة.
• يأخذ الرسائل ويحوّل المكالمات العاجلة إليك.
• يرسل لك ملخص كل مكالمة على واتساب.

وتشمل الباقة عدداً شهرياً من دقائق المكالمات، وما زاد يُحسب بالدقيقة. التفاصيل والسعر الحالي في صفحة الخدمات.

مكالمة نموذجية خطوة بخطوة

على سبيل المثال، في عيادة صغيرة أو محل خدمات:

1. يتصل عميل الساعة 10 ليلاً، فيرد الموظف بتحية قصيرة باسم عملك.
2. يسأل العميل عن مواعيد العمل وإمكانية الحجز غداً، فيجيب من المعلومات التي أعطيتنا إياها ويرى الأوقات المتاحة في تقويمك.
3. يختار العميل وقتاً، فيحجزه الموظف ويكرر التفاصيل حتى لا يحدث لبس.
4. بعد دقائق يصلك على واتساب ملخص قصير: من اتصل، وماذا سأل، وما الذي حُجز.

وإذا سُئل عن شيء لا يعرفه، فلا يخمّن. يسجل السؤال وبيانات المتصل، وتراها في الملخص. وفي العيادات لا يقدم نصائح طبية أبداً، وأي سؤال عن الأعراض أو العلاج يذهب إليك أو إلى فريقك.

أنت صاحب القرار

نبدأ بجلسة واحدة نفهم فيها عملك قبل أن نبني أي شيء. نتفق فيها على:

• ما يجيب عنه وحده: المواعيد، والموقع، والخدمات، وطريقة الحجز.
• ما يُعد عاجلاً: مثلاً طلب كبير، أو عميل قائم لديه مشكلة، أو مورد تنتظر اتصاله.
• ما لا يقوله أبداً: أسعار تفضل أن تعطيها بنفسك، أو وعود بمواعيد تسليم.
• أسلوب الرد: رسمي أو ودود، مختصر أو مفصل.

ونجربه على مكالمات تشبه عملاءك الحقيقيين قبل أن يرد على أحد. وبعد الإطلاق تريك الملخصات ما يسأل عنه المتصلون فعلاً، فنضيف أجوبة للأسئلة المتكررة ويتحسن الموظف مع الوقت.

المكالمات أم واتساب

إن كان أغلب عملائك يكتبون، فابدأ بواتساب. وإن كان هاتفك يرن كثيراً وتفوتك مكالمات، فالاستقبال الصوتي هو الخطوة الأوضح. وإن لم تكن متأكداً، أخبرنا كم مكالمة تفوتك عادة ومتى، وسنقول لك بصراحة إن كان يستحق.

إن أردت موظفاً ذكياً يرد على هاتفك، راسلنا على واتساب وأخبرنا قليلاً عن مكالماتك.