كيف تستقبل العيادة الحجوزات وترسل التذكيرات على واتساب

لماذا تضيع الحجوزات في العيادات الصغيرة

أغلب المراجعين في الخليج واليمن يراسلون العيادة على واتساب قبل أن يتصلوا. يكتبون في المساء بعد العمل، أو في العطلة، أو في وقت متأخر من الليل حين يبدأ الألم. وكثير من هذه الرسائل يصل والاستقبال مغلق.

وفي الصباح يجد موظف الاستقبال قائمة طويلة من المحادثات. بعض المراجعين حجزوا في مكان آخر، وآخرون ينتظرون الرد بينما الهاتف يرن والمراجعون واقفون أمامه.

ثم هناك المواعيد الفائتة. يحجز المراجع قبل أسبوعين ثم ينسى، فيبقى الموعد فارغاً، لأن أحداً لم يجد وقتاً لإرسال تذكير.

ماذا يفعل نظام العيادة الذكي

نظام العيادة أحد موظفينا الأذكياء، صُمم للعيادات ومراكز الأسنان والتجميل. وبحسب باقته في موقعنا، فهو:

• يحجز ويؤكد على واتساب: يعرض على المراجع الأوقات المتاحة التي تحددها، ويحجز ويؤكد الموعد في المحادثة.
• يذكّر قبل الموعد بيوم: كل مراجع لديه حجز تصله رسالة تذكير قصيرة.
• يرسل نماذج ما قبل الزيارة ووصف الطريق إلى العيادة.
• يتابع بعد الزيارة: رسالة مهذبة بالأسلوب الذي تختاره.
• لا يقدم نصائح طبية أبداً: أسئلة الأعراض والأدوية والعلاج تذهب إلى الطبيب أو فريقك.

التفاصيل والسعر الحالي في صفحة الخدمات.

حجز من أول رسالة إلى المتابعة

على سبيل المثال، في عيادة أسنان صغيرة:

1. الساعة 11 ليلاً يكتب مراجع: هل عندكم موعد غداً أو بعد غد؟ فيرد المساعد فوراً بالأوقات المتاحة.
2. يختار المراجع وقتاً، فيحجزه المساعد ويرسل تأكيداً بالتاريخ والوقت واسم العيادة.
3. يرسل نموذج ما قبل الزيارة إن كنت تستخدمه، ووصف الطريق.
4. قبل الموعد بيوم يصل المراجع تذكير.
5. وبعد الزيارة تصله رسالة متابعة قصيرة.

وإذا كتب المراجع نفسه: عندي ألم في الفك، ماذا آخذ؟ فلا يجيب المساعد. يخبره أن سؤاله سيصل إلى فريق العيادة، ويراه فريقك. وهذه قاعدة ثابتة في كل عيادة نعمل معها.

المساعد والاستقبال: من يفعل ماذا

المساعد لا يحل محل فريق الاستقبال، بل يرفع عنه العمل المتكرر ليهتم بالمراجعين الحاضرين.

وإن كان أغلب مراجعيك يتصلون، فالرد التلقائي على المكالمات يرد على هاتف العيادة. لكل موظف باقته، ويمكنك أن تبدأ بواحد.

أنت تضع القواعد قبل أن يكلم أحداً

نبدأ بجلسة واحدة نفهم فيها عيادتك، ونتفق فيها على:

• الأوقات المتاحة للحجز: أيام العمل والساعات، والخدمات التي تحتاج وقتاً أطول.
• نص الرسائل: التأكيد والتذكير والمتابعة بأسلوب عيادتك.
• ما لا يقترب منه: الأسئلة الطبية طبعاً، وأي شيء تفضل أن يتولاه فريقك.
• متى يتولى شخص المحادثة: مثلاً مراجع يريد الإلغاء والكلام مع أحد.

ونجرب المساعد على رسائل تشبه رسائل مراجعيك قبل الإطلاق، فهم يكتبون بطرق كثيرة، مختصرة أو طويلة، رسمية أو باللهجة. وبعد الإطلاق ترى المحادثات، ونعدّل الأجوبة حين يتكرر نوع جديد من الأسئلة.

هل يناسب عيادتك

يناسبك المساعد إن كان المراجعون يراسلونك كثيراً بعد الدوام، أو كان موظف الاستقبال يقضي جزءاً كبيراً من يومه في الرد على رسائل الحجز، أو كانت المواعيد المنسية تكلفك. وقد لا تحتاجه إن كان مراجعوك قليلين وتستطيع الرد على كل واحد بنفسك.

وإن لم تكن متأكداً، أخبرنا كيف يصل إليك المراجعون اليوم وأين تضيع الحجوزات، وسنقول لك بصراحة ما الخطوة المناسبة.

إن أردت أن تستقبل عيادتك الحجوزات وترسل التذكيرات على واتساب، راسلنا على واتساب وأخبرنا قليلاً عن عيادتك.